4 Dokumentation og opfølgning af granskning
Dokumentation af granskning letter opfølgning og tilretning af byggeprojektet og danner grundlag for formidling af granskningsresultater.
4.1 Udarbejdelse af granskningsrapport
4.1.1 Granskningsrapportens formål
Granskningen dokumenteres i en granskningsrapport.
Formålet med granskningsrapporten er, at:
- Informere bygherre om granskningens resultater med hensyn til afvigelser fra projekteringsmaterialet, risici og behov for opfølgning.
- Redegøre for granskningens omfang, fx ved at referere til granskningsplanen.
- Redegøre for hvad der ikke er gransket, fx specifikke fagområder, systemleverancer eller senere projektering efter udbud af udførelse.
- Danne grundlag for opfølgning på granskningens resultater med hensyn til afvigelser og risici.
- Dokumentere granskningen med hensyn til granskningsgrundlag, genstand for granskning, tidspunkt for granskning og hvem, der har gennemført granskningen.
4.1.2 Indhold af granskningsrapport
Forhold, som minimum skal beskrives i granskningsrapporten, fremgår af tabel 15.
Det skal af granskningsrapporten fremgå, om det valgte udbud af systemleverancer og/eller funktionsudbud er hensigtsmæssigt i henseende til projektets forhold i øvrigt og bygherrens ønsker, hvis granskningen har omfattet dette.
Det overordnede resultat af granskningen beskrives i en sammenfatning, hvor de detaljerede resultater fra den systematiske granskning organiseres og tydeliggøres i temaer. Det kan for eksempel være væsentlige fejl og mangler ved projektmaterialet, problemer med bygbarhed og kollisioner af bygningsdele eller hele fagområder, som måtte være helt eller delvist udeladt. Disse temaer bør af granskeren sorteres og prioriteres med bygherrens opmærksomhed for øje på en måde, så forhold med store funktionelle eller økonomiske konsekvenser tydeliggøres.
Eksempel på granskningsrapportens indhold er vist i Appendiks G. Eksempel på granskningsrapport.
Tabel 15. Indhold af granskningsrapport.
Forhold | Beskrivelse | |
|---|---|---|
1. | Aftalegrundlag for granskningen | Aftaleforhold mellem gransker og bygherre Beskrivelse af gransker eller granskningshold og -leder |
2. | Grundlag for granskningen | Projektmateriale som grundlag for granskning, ref. til bilag Projektmateriale tilkommet i granskningsperioden, ref. til bilag Projektmateriale, som ikke har været til rådighed Projekterendes BIM-værktøjer Digitale værktøjer til støtte for granskning Klassifikations- og dokumentnavngivningssystemer |
3. | Omfang af granskningen | Aftaleforhold, projektforhold og projektmateriale, der er gransket Forhold, der ikke har kunnet granskes, fx som følge af manglende projektmateriale, funktionsudbud eller systemleverancer |
4. | Granskningens forløb | Granskeren fik projektmaterialet til rådighed: dato Granskningsperiode: dato til dato Møder og kommunikation med de projekterende |
5. | Sammenfatning af granskningsresultat | Samlet vurdering af projektets organisering, aftaleforhold, tidsplan og økonomi Samlet vurdering af projektmateriale og projekteringsydelse Samlet vurdering af bygningsmæssige forhold Risikobehæftede forhold inden for funktion, udformning, byggeteknik, økonomi, tid samt drift og vedligehold, der er samlet i temaer Anbefalinger til bygherre om ændringer |
6. | Granskningsanmærkninger | Liste over væsentlige anmærkninger grupperet efter projektets klassifikation, fx SfB-systemet |
7. | Granskererklæring | Erklæring fra gransker om granskningens grundlag, forløb og resultat, der er dateret og underskrevet Det granskedes egnethed som grundlag for efterfølgende faser |
Bilag til granskningsrapporten | Oversigt over materiale til rådighed for granskningen Udskrift af komplet liste med granskningsanmærkninger fra granskningsregister | |
4.1.3 Granskererklæring
Granskningsrapporten afsluttes med granskerens erklæring om den udførte granskning.
Formålet med granskererklæringen er at vise involverede parter, fx myndigheder og bygherre, at der er gransket på et oplyst grundlag og af en kompetent person. Erklæringen viser desuden, hvorvidt det granskede efter granskerens vurdering er egnet som grundlag for byggeprojektets efterfølgende faser.
Granskererklæringen stadfæster:
- Hvem, der har udført granskningen
- Hvornår, granskningen har fundet sted
- Hvad, granskningen har omfattet
- Hvilken opfølgning, granskeren anbefaler.
Granskererklæringens anbefaling af opfølgning til de projekterende kan omfatte tilretninger og korrektioner af projektet.
Granskererklæringens anbefaling af opfølgning til bygherre kan omfatte:
- Kontrol og opfølgning på de nævnte anbefalinger til de projekterende.
- Behov for eventuel yderligere projektering, fx hvis det granskede projekt helt mangler at behandle visse fag.
- Opfølgning og eventuel videre granskning af dokumentation tilvejebragt i byggeprocessen ved systemleverancer eller projektering efter udbud.
Granskererklæringen underskrives personligt af granskeren eller lederen af et hold af granskere. Alternativt kan granskningsrapporten signeres digitalt af granskeren, fx med NemID.
4.1.4 Udarbejdelse af granskningsrapport
Granskningsrapporten skal have direkte reference til de aktuelle dokumenter og tegninger, så de projekterende hurtigt kan identificere det sted i materialet, hvor der skal udføres nærmere vurdering. Dette gøres bedst ved at:
- Markere direkte i dokumenter, hvor der er en bemærkning.
- Markere oven på billeder fra BIM-modellen.
- Tage udsnit af tegninger med reference til tegningsnummer med bemærkninger indtegnet direkte med rødt på tegningen eller angivet som bemærkning på dokumentet.
Eksempler på dette er vist i Appendiks H. Eksempler på anmærkninger.
Granskningsrapporten kan med fordel genereres helt eller delvist på grundlag af registreringen af anmærkninger.
4.2 Formidling og opfølgning af granskning
4.2.1 Formidling af granskningsresultat
Granskningsrapporten afleveres til granskningsrekvirenten, almindeligvis bygherren.
Til granskningsrapporten kan granskeren knytte bemærkninger, som tydeliggør granskererklæringens anbefalinger om opfølgning.
Det anbefales, at granskeren og bygherren sammen afholder et opfølgningsmøde med de projekterende, hvor granskningsrapporten gennemgås. Ved mødet må der især lægges vægt på granskningsrapportens sammenfatning af granskningsresultater og granskerens anbefalinger til projektændringer og/eller yderligere projektering, jf. punkter i tabel 15. For at undgå misforståelser anbefales det, at granskerens fremlæggelse af granskningsresultater nøje følger granskningsrapportens struktur og sprog.
Det aftales desuden i detaljer, hvordan granskeren udfører de opgaver, som er aftalt i granskningsaftalen i resten af projektforløbet, herunder ved opfølgning på granskning samt eventuel granskning efter udbud og granskning af systemleverancer.
Hvis der ved opfølgningsmødet eller på andet tidspunkt efter aflevering af granskningsrapporten fremkommer nye oplysninger eller fremlægges nyt projektmateriale, som efter aftale med bygherren giver granskeren anledning til at omgranske, aftales en plan for dette, inklusive i hvilket omfang disse nye oplysninger inddrages heri. Granskeren formidler en eventuel 2. udgave af granskningsrapporten på samme måde som den oprindelige granskningsrapport.
Det er bygherren, der træffer beslutning om konsekvenser af granskning, se efterfølgende afsnit 4.2.2 om opfølgning på granskning. Granskeren må imidlertid være opmærksom på, at ordvalg og prioriteringer i granskningsrapporten i sagens natur er med til at påvirke bygherrens beslutning. Det er derfor, granskningen gennemføres. Granskningsrapportens formuleringer og den mundtlige formidling heraf må tilpasses denne situation og afspejle en balance mellem hensynet til projektets byggetekniske aspekter og de økonomiske følger af de beslutninger, som bygherren træffer i konsekvens af granskningens resultater.
4.2.2 Opfølgning på granskning
Hvis granskningen giver anledning til projektændringer eller yderligere projektering, kan granskeren følge op på resultatet heraf.
Ved granskerens opfølgning på aftalte projektændringer eller tilføjelser efterses om disse:
- Faktisk dækker de aftalte forhold, jf. granskningsrapporten.
- I deres indhold modsvarer de forhold, som granskeren har påpeget i granskningsrapporten, såvel overordnede projekt- og bygningsforhold, som specifikke fejl og mangler.
Bygherren beslutter konsekvenser af granskningen. Konsekvenser vil som oftest blot være, at projektet justeres, detaljeres eller dokumenteres på udvalgte punkter, men i yderste konsekvens kan det også være ganske markante tiltag, fx:
- Projektet opgives, da krav til funktion, tid og økonomi ikke hænger sammen (granskning af program).
- Udbud af udførelse udsættes, da projektet indeholder store fejl eller mangler (granskning af hovedprojekt).
- Arbejdet på byggeplads stoppes midlertidigt, da systemleverancer ikke svarer til bygherrekrav (granskning af projektering efter udbud og systemleverancer).
Resultatet af granskerens opfølgning dokumenteres i enten en 2. udgave af granskningsrapporten eller en supplerende granskningsrapport. Hvis opfølgningen har omfattet mange forhold eller har strakt sig over lang tid, anbefales det, at granskeren udarbejder en supplerende granskningsrapport efter samme struktur som den oprindelige granskningsrapport.
Hvis der anvendes et støtteværktøj for granskning, vil opfølgningen bestå i at ’lukke’ granskningsanmærkningerne eller at fastholde dem som ’åbne’, dvs. at forholdet fortsat ikke er tilfredsstillende.
Den samlede formidling og opfølgningsproces er illustreret i figur 8.
Granskeren må påse, at denne proces af ændringer og granskning af ændringer ikke fortsætter i et cyklisk forløb, da granskeren derved i praksis erstatter anden form for kontrol. Granskeren skal ind, granske, og ud igen!
Figur 8. Proces for formidling og opfølgning på granskning, jf. figur 5.